A organização de um o consultório é importante para otimizar o tempo e pela praticidade. Essa conduta pode aumentar a credibilidade profissional, pois auxilia nos processos e reduz o tempo. Além disso, muitos pacientes associam a organização de um local com a sua limpeza, pode gerar uma segurança no atendimento. Como diz a japonesa Marie Kondo, autora de livros de organização e dona de uma séria na Netflix, “Viver na bagunça, gera estresse”. Por isso, organizar o consultório odontológico é primordial em uma prática bem sucedida. Ter um plano de gestão de documentos no consultório tem grande valia.
Para ajudar, separamos algumas dicas sobre a organização no consultório.
- Migrar para o digital: a otimização das consultas é importante na organização e sucesso da clínica e no consultório. É um problema quando não há detalhes do atendimento e se restringir ao uso do papel. Pode ocorrer perda de prontuários, bagunça na área de trabalho, perda de tempo e espaço para o armazenamento.
Usar um prontuário digital pode oferecer a praticidade e a rapidez no agendamento de consultas. Relembrar os pacientes do agendamento é uma das melhores formas de evitar atrasos e esquecimento da consulta. Algumas ferramentas enviam ao paciente lembretes automaticamente, confirmam o horário, dessa forma, pode auxiliar na organização da agenda e aumentar o giro, consequentemente, as faltas podem reduzidas.
- Revisar o estoque de material: é importante ter um estoque organizado e sempre atualizado porque assim, você gera uma economia dos recursos. Mas para uma clínica ou consultório muito grande isso se torna uma tarefa complexa. O uso de softwares pode ser uma opção para fazer essa gestão. Alguns softwares podem organizar a compra de materiais, acompanhar os status de cada um, verificar os fluxos de entrada e saída, integração com o financeiro e muito mais.
- Divisão de tarefas: contar com a ajuda de uma secretária e dividir as tarefas pode facilitar na organização dos documentos, evitando extravios e aumentando a praticidade na busca por um documento específico. Desta forma, é possível lembrar das tarefas e compromissos.
- Fique atento à temporalidade dos documentos: alguns documentos devem ser preservados para sempre. Outros precisam obedecer a um prazo determinado. Sempre consulte para não guardar documentos expirados e, principalmente, para não perder prazos que ainda precisam ser mantidos.
Confira uma lista de alguns documentos e os prazos de expiração:
– Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: prazo de, no mínimo, 30 anos. Esses documentos podem ser guardados digitalmente, porém não tira a obrigatoriedade de manter o papel;
– IPTU, IPVA e Extratos Bancários: prazo de 5 anos;
– Recibos de aluguel e condomínio: até o término do contrato de uso do imóvel;
– Nota fiscal de compra de bens: até o prazo de garantia;
– Escritura de imóvel, PIS e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social): permanentemente.
A guia de tratamento odontológico (GTO) é um documento da Unimed Odonto. Ela possui uma validade que precisa ser respeitada, em geral é de 90 (noventa) dias contados a partir da data de abertura, período no qual o tratamento deverá ser realizado. Após a finalização do tratamento as GTOs deverão ser anexados ao sistema para o processamento do pagamento.
Criar uma política de organização, um manual básico com processos claros e objetivos pode informar os envolvidos. É importante que toda equipe entenda os procedimentos de organização. Essa preocupação contribui com a rotina e, consequentemente, elevar a produtividade.
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito” – Pitágoras.
