Prontuários cheios de papéis foram a realidade de clínicas e consultórios até a chegada da Tecnologia da Informação, que revolucionou a maneira que o mundo lida com dados em geral. Como não poderia deixar de ser, ela também impactou profundamente o setor de saúde, facilitando o atendimento desde grandes complexos hospitalares até pequenos consultórios. Por isso, softwares com sistemas de gestão informatizados chegaram para ficar – e os negócios que não os adotarem estão fadados à obsolescência.
Entre as vantagens, indubitavelmente a mais expressiva é a segurança ao tratar um paciente. “Muitas vezes, ele foi atendido por diversos profissionais, então o médico pode não saber ou não lembrar de sua história clínica. Tendo tudo informatizado, é possível saber quais são suas patologias, medicações já tomadas e procedimentos já realizados”, diz Claudio Tosta, especialista em Gestão Estratégica, professor da IBE-FGV no MBA de Executivo em Saúde e cirurgião facial voluntário. Além disso, o médico responsável pelo consultório terá um real controle sobre tudo que acontece, incluindo as finanças.
Suas funcionalidades são tão diversas quanto as necessidades diárias de consultórios, clínicas, laboratórios e hospitais. Na verdade, existe um software adequado para cada porte de empreendimento de saúde. Eles permitem, por exemplo, o cadastro de pacientes, de modo a facilitar tanto o procedimento de marcação de consultas quanto o acesso ao prontuário eletrônico e emissão de receitas, deixando o atendimento mais assertivo. Alguns, inclusive, enviam SMSs e e-mails para lembrar o paciente de sua consulta.
“Além das questões médicas, é desejável ter um software que facilite a administração, permitindo fazer faturamentos, automatizar a emissão da fatura para os convênios, organizar o fluxo de caixa e prever contas a pagar e tributos”, aconselha Humberto Oliveira Serra, secretário-geral do Conselho Brasileiro de Telemedicina e Telessaúde (CBTms). Desta forma, elimina-se a necessidade de planilhas e mais planilhas ao unificar todas as informações em apenas uma base de dados.
Para Serra, pode ser difícil encontrar tantas funcionalidades em apenas um software, então vale usar mais de um para automatizar completamente o funcionamento de seu consultório – embora isso não seja o ideal, é melhor do que ficar refém de um sistema analógico. Por isso, além daqueles voltados para a gestão do consultório em todas suas necessidades, também é possível contar com opções mais simples. Um exemplo é o Agilly, aplicativo para smartphones (disponível para Android e iOS) que cuida apenas dos pagamentos, atrativo para quem está dando os primeiros passos em seu próprio negócio. “À medida que as consultas acontecem, o sistema gera um boleto, que é encaminhado diretamente ao paciente. A partir daí, o app controla automaticamente se o valor foi pago, quando foi pago ou se atrasou”, explica Otavio Farah, criador do aplicativo, que revela estar trabalhando em uma nova versão integrada com a agenda de consultas.
Como escolher o melhor para seu consultório
Ao contrário do que diria o senso comum, contar com indicações de colegas de profissão pode não ser o melhor caminho para encontrar o melhor software para seu consultório. “Cada profissional tem suas próprias necessidades e maneira de lidar com a tecnologia. Por isso, o que é bom para um pode não ser para outro”, enfatiza Tosta. Mais importante do que as recomendações são os seguintes fatores.
– Segurança: sigilo é uma questão crucial no exercício da medicina e demais profissões da área da saúde, visto que o vazamento de informações pode levar o gestor a responder até mesmo criminalmente. Portanto, é preciso contratar um software que blinde os dados dos pacientes de maneira eficiente, como criptografá-los. “A Sociedade Brasileira de Informática em Saúde emite certificações para esses programas, e eles são extremamente rigorosos. Então, procurar o selo da entidade é uma boa maneira de garantir a segurança dos dados”, aconselha Serra. Vale pesquisar a reputação da empresa na internet, vendo se não há nenhuma reclamação ou indício de que ela não é fidedigna. “Leia com cuidado o termo de consentimento do sistema que você pretende contratar para garantir que ele se responsabilizará pela guarda dos dados”, completa Tosta.
– Facilidade de uso: sistemas de gestão de consultórios e clínicas foram feitos para facilitar a rotina e precisam ter usabilidade simples e intuitiva. Assim, se for complicado manuseá-lo, pode ser que ele não seja o ideal para seu negócio. “Não invista em um software que você não conhece, pois você pode se arrepender. Antes de comprá-lo, use uma versão de teste”, indica Tosta.
– Armazenamento de dados em nuvem: essa é a garantia de que você conseguirá acessar as informações sobre seus pacientes e sobre a gestão do negócio onde quer que você esteja – seja no computador, smartphone ou tablet, no consultório ou em casa. “Imagine que um paciente liga de madrugada pedindo uma orientação e você não pode fazer isso de maneira precisa, pois não está com seu prontuário em mãos. Com um sistema em nuvem, é possível acessá-lo de qualquer lugar e ser mais assertivo ao orientá-lo”, justifica Serra.
– Indicação para sua área de atuação: existem softwares para dentistas, psicólogos, pediatras, geriatras e infinitas outras especialidades. Ao adotar um que esteja de acordo com a sua, será possível otimizar prescrições de medicações e orientações. Um geriatra, por exemplo, terá em mãos as recomendações gerais para um paciente com mal de Alzheimer, mas poderá customizá-las de acordo com suas necessidades.
– Custo: ele varia de acordo com as funções. Por isso, o mercado conta com opções para todos os portes de negócio e, claro, bolsos. “É preciso analisar a relação custo/benefício e saber o quanto você pode gastar para obter as funcionalidades que deseja”, ensina Tosta. Ele lembra que existem opções gratuitas que, em muitos casos, podem atender às necessidades de pequenas clínicas e consultórios.
O mercado conta com diversas opções de softwares para gestão de consultório, tais como o Fly01 Saúde, da TOTVS, iClinic, ProDoctor e Clínica nas Nuvens. Porém, cada profissional da saúde deve procurar o que melhor atende às suas necessidades.
