Ao montar um consultório ou clínica, os gastos com equipamentos estão entre os mais expressivos. Depois da aquisição, com o tempo de uso, eles demandam cuidados. Aliás, a manutenção periódica é o jeito mais adequado de evitar prejuízos maiores por negligência com os aparelhos – logo, ela também representa um tipo de economia.
“O prejuízo de uma máquina defeituosa não se restringe aos gastos da manutenção ou substituição, mas também compreende o tempo em que a clínica deixa de oferecer o serviço relacionado ao equipamento fora de uso”, afirma o CFO da plataforma de gestão financeira Celero e administrador especialista em finanças, João Augusto.
Para lidar com este gasto periódico, é preciso preparar o orçamento. Construir uma reserva para este fim pode ser uma boa estratégia. “A vantagem de contar com essa reserva é que, na hora do problema, você não terá que prejudicar o fluxo de caixa, pegar dinheiro emprestado ou mexer no seu patrimônio. A reserva deve estar disponível para o momento que você precisar”, aponta o professor da IBE conveniada FGV no MBA em Executivo em Saúde, Cláudio Tosta.
Como determinar qual valor você reservará?
O primeiro item a considerar é a depreciação natural de qualquer equipamento. “É bom verificar de quanto em quanto tempo é a média histórica para fazer reposição, manutenção, quais são as principais peças de desgaste e quando elas devem ser trocadas“, diz. Este valor pode ser estimado junto ao fabricante, assim como a vida útil do aparelho.
Há, ainda, os imprevistos, entre eles eventuais problemas e peças diferenciadas que queimam com frequência. O valor a ser guardado terá como base essa análise.
Junto a isso, pode-se utilizar o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) – uma ferramenta contábil, mas que também traz análise estratégica. “Nele também consta a depreciação, e esse item deve ser levado em conta pelos gestores. A série histórica associada ao DRE gera uma aproximação real, e não na base do ‘achômetro’, visto que você estará trabalhando com um indicador“, defende Tosta.
Reservando dinheiro para a manutenção
De acordo com Augusto, a forma mais saudável de criar essa reserva para manutenção e/ou substituição de equipamentos é separar parte dos resultados da clínica mensalmente. “Deposite em uma conta de investimentos separada da conta na qual se realizam as rotinas da operação, como contas a pagar e contas a receber.”
Assim, caso a manutenção de um equipamento custe R$ 5 mil por ano, o mínimo a ser guardado mensalmente é R$ 417 – sem contar a manutenção de outros aparelhos.
“Se todos os meses você aplicar parte do valor do resultado da empresa, não precisará desembolsar parte do caixa destinado a outras despesas quando esta manutenção for necessária e poderá negociar um desconto e condição de pagamento”, comenta Augusto.
Para não deixar seus pacientes na mão – e prejudicar o faturamento –, enquanto um equipamento estiver em manutenção, vale ter um aparelho reserva ou o contato de uma empresa que possa alugar outro na ausência do seu maquinário. “Lembre-se de que sua receita cairá se você não puder fazer os procedimentos”, finaliza Augusto.
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