Ver as contas não fechando no fim do mês é uma dificuldade enfrentada por muitas clínicas e consultórios. Fazer a gestão financeira pode ser um grande desafio. Controlar fluxo de caixa, pagamento de funcionários, contato com banco e fornecedores e ainda cuidar do atendimento aos pacientes exige tempo e energia dos profissionais. E ver essas contas não fechando no fim do mês é uma dificuldade enfrentada por muitas clínicas e consultórios.
Se você está nessa situação, confira as dicas do que fazer para tirar o seu negócio do vermelho e reconquistar a sua estabilidade financeira.
1. Faça um diagnóstico da situação financeira
O primeiro passo para colocar as contas em dia é fazer um diagnóstico completo da situação financeira do negócio. Dessa maneira, você poderá identificar as causas principais do problema e começar a pensar em soluções.
O professor da IBE-FGV, Márcio Barros, explica que o médico ou gestor deve começar investindo no controle financeiro. Para isso, é preciso colocar no papel todas as receitas e despesas previstas para o período. Esse processo é fundamental para que se possa identificar as principais fontes e consumidores de receita do estabelecimento. “É importante analisar detalhadamente as informações que foram levantadas. Elas serão essenciais para reestruturar as finanças da clínica ou consultório”, explica.
Além de um problema de fluxo de caixa, ou seja, quando as despesas superam as receitas, o obstáculo pode estar também nos prazos praticados, explica Marcelo Cambria, professor de finanças da Faculdade Fipecafi. “O gestor precisa avaliar se não há um descompasso entre os prazos de pagamento de contas e recebimento de recursos.” Ou seja, se o local precisa pagar as contas em 20 dias, mas recebe os recursos em 60, por exemplo.
Cambria aponta também para a possibilidade de o problema estar na apuração do resultado financeiro do consultório, ou seja, aquele que considera o lucro contábil do local. Nesse caso, é ainda mais importante contar com a ajuda de um profissional da área para entender a questão.
2. Renegocie dívidas
Após identificar as causas, é preciso renegociar as dívidas do local. Com os fornecedores, principalmente com aqueles que o consultório tiver uma relação mais estreita, pode ser possível flexibilizar as condições de pagamento e estender prazos. Já se suas dívidas forem com bancos ou outras instituições, a renegociação pode ser mais engessada. Nesse caso, é muito importante ficar atento às condições oferecidas, prazos, taxa de juros e Custo Efetivo Total (CET) da operação.
3. Tenha cautela na obtenção de crédito
A solicitação de empréstimos pode oferecer uma possibilidade de tirar o negócio do vermelho em alguns casos, mas essa alternativa precisa ser vista com muita cautela, principalmente devido às altas taxas de juros no País. “Essa pode ser uma opção se estiver dentro do planejamento, com um prazo definido e para situações específicas. Se a medida se tornar frequente, é muito provável que seja prejudicial”, explica Cambria. Antes de tomar essa decisão, portanto, é preciso avaliar todas as outras possíveis.
4. Reveja os gastos
Para colocar as finanças nos eixos, é preciso também investir na reestruturação dos gastos do local. Barros explica que durante o controle financeiro, as despesas devem ser divididas em essenciais (sem elas o consultório não funciona), estratégicas (não essenciais, mas que representam ganho em competitividade) e postergáveis (de eliminação possível).
Em uma situação de saldo negativo, os gastos postergáveis devem ser cortados de imediato. Mas também é possível prever reduções nas despesas consideradas essenciais. “Hoje, todas as empresas estão buscando eficiência, ou seja, explorar recursos de forma máxima e objetiva. E isso serve também para os consultórios e clínicas médicas”, explica Barros. Os profissionais colocam que através da renegociação de valores com fornecedores, redução de tarifas bancárias e também de boas parcerias é possível otimizar as finanças do local.
5. Profissionalize a gestão
Para garantir a saúde financeira no longo prazo é imprescindível ter uma visão profissionalizada sobre a gestão do local. Um dos pontos principais nesse processo, é separar os recursos pessoais e do consultório, já que essa confusão pode prejudicar permanentemente o andamento das atividades.
É fundamental também fazer o planejamento do futuro, rever as metas com frequência e também investir no controle financeiro constante. Para isso, pode ser interessante escolher um sistema de gestão que otimize os processos do local, ou utilizar as já conhecidas planilhas. Se tiver dificuldade para implementar essas ações, pode ser interessante contar com a ajuda de um profissional.
