A digitalização dos processos pode trazer uma grande transformação não apenas nos gastos do seu consultório ou clínica, mas também no dia a dia – seja no atendimento dos pacientes ou na organização do setor financeiro.
Entre os processos que estão ganhando espaço neste contexto está a assinatura eletrônica. Ela permite que os colaboradores da clínica preencham e assinem fichas e demais documentos digitalmente, sem necessidade de imprimir apenas para este fim.
Depois desta etapa, todos os arquivos podem ser mantidos na nuvem, em vez de ocupar espaço no consultório. “Espaço é recurso. Há também custo com folhas sulfite, tinta, impressora. Na digitalização, essas despesas diminuem drasticamente”, afirma Luiz Bueno, professor de Sustentabilidade da IBE Conveniada FGV.
Estando na nuvem, há ganhos em segurança – visto que apenas indivíduos autorizados poderão acessá-lo –, organização e praticidade, uma vez que os arquivos poderão ser acessados a qualquer momento a partir de um smartphone, computador ou tablet com conexão.
“Além disso, há a possibilidade de assegurar que todas as fases do processo estão em um mesmo lugar e com assinaturas validadas, sem a necessidade de reconhecimento de firma”, completa Gustavo Brant, vice-presidente de vendas Latam da DocuSign – empresa parceira da Seguros Unimed no Projeto Digital+.
O futuro é sem papel
Como o nome indica, o principal objetivo do projeto é substituir documentos impressos por processos digitais, reduzindo significativamente a circulação de papel. Desta forma, colhe-se todos os benefícios já citados e, de quebra, torna-se a operação mais sustentável.
“Todo ato de consumo gera impacto – a compra de um sulfite ou de um cartucho de tinta para a impressora é impactante do ponto de vista ambiental. Então, há vantagens sob essa ótica”, defende Bueno.
A DocuSign estima que essa substituição salve 722 mil árvores e evite o uso de 687 milhões de galões de água, impedindo que 26 milhões de quilos de lixo sejam eliminados na natureza e a emissão de até 311 milhões de toneladas de carbono na atmosfera.
Também valoriza-se o fato de que os documentos assinados eletronicamente terem validação jurídica. Assim, de uma forma segura, Brant afirma que essa tecnologia permite redução de 70% a 80% do tempo gasto em processos que seriam necessários no caso de assinatura em documentos físicos: impressão, envio ao destinatário, aguardo da assinatura, reenvio da papelada, certificação da validade do documento, arquivamento, cadastro no sistema e gestão do documento.
“Além disso, de maneira indireta, também é possível economizar o tempo com retrabalhos em caso de extravios, perdas de etapas no processo, incompatibilidade de assinatura ou dados fornecidos, uma vez que a plataforma oferece a segurança de armazenar tudo no mesmo lugar e ainda verificar a validade jurídica.”
Paperless na sua clínica
A inovação não se restringe à assinatura digital: ela faz parte da chamada gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que, como resultado, aumenta a produtividade e segurança da clínica e dos próprios pacientes.
“Com o processo reduzido a um clique, profissionais da saúde têm mais agilidade no manuseio e acesso de documentos, eficiência e precisão na localização de arquivos”, comenta Brant.
Além disso, aumenta-se o controle sobre dados dos pacientes e tratamentos. “O profissional também terá acesso a todas as modificações que podem vir a ser realizadas durante o tratamento de um paciente, uma vez que o prontuário pode ficar disponível a toda a equipe envolvida”, finaliza.
Digital+
O Projeto Digital+, da Seguros Unimed, foi implantado em abril de 2018 e em oito meses evitou a impressão de 700 mil páginas. Com os processos digitalizados, o tempo de assinatura de uma proposta pode ser reduzida em até 70%. Uma das vantagens do projeto é a segurança ao longo do fluxo, desde a apresentação da proposta até a assinatura do contrato, que é feita eletronicamente e tem validade jurídica. Todo o processo é realizado em parceria com a DocuSign.
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