Deixar para organizar as entradas mais tarde, não planejar os pagamentos do mês ou não registrar pequenas saídas são equívocos comuns cometidos no cotidiano de clínicas e consultórios médicos – e que podem prejudicar tanto o fluxo de caixa, quanto o futuro da clínica.
O fluxo de caixa é um instrumento primordial de gestão financeira que projeta para períodos futuros todas as movimentações financeiras de uma empresa, ou seja, as entrada e saídas de recursos. Seu objetivo é mostrar qual é o saldo de caixa atual da empresa e também o projetado, para manter a saúde financeira do local.
Confira as dicas para manter seu fluxo de caixa em dia – mesmo com a correria do cotidiano – e garantir o sucesso financeiro da sua clínica.
1) Entenda a importância do fluxo de caixa
Para criar a disciplina de manter o fluxo de caixa em dia, o primeiro passo é realmente entender o seu papel. “A importância de termos esse instrumento é verificarmos, com antecedência, se teremos a cada dia a liquidez em nossa operação, ou seja, se teremos recursos para pagarmos nossas despesas previstas”, explica Newton González, especialista em finanças e analista do Sebrae-MG.
Além de reduzir riscos financeiros, a gestão adequada do fluxo de caixa traz benefícios à clínica como um todo, explica Agostinho Pascalicchio, professor de economia da Universidade Presbiteriana Mackenzie. “Quando está em dia, essa ferramenta aumenta a motivação técnica e comportamental dos envolvidos com a clínica, melhora a qualidade de vida e aumenta a produtividade. Ele ajuda o profissional a saber onde o negócio irá chegar, se irá realizar os seus sonhos.”
Por fim, essas projeções são fundamentais para que o consultório possa identificar suas necessidades futuras de recursos, antecipando algumas decisões, como cortes de despesas e planejamento de investimentos. Ele é responsável, portanto, por dar um horizonte saudável à empresa.
2) Escolha a ferramenta que mais se adeque ao cotidiano
Existem diversas ferramentas disponíveis para controle de fluxo de caixa. O profissional pode optar por elaborar a sua própria planilha ou aproveitar alguma já existente. O Sebrae disponibiliza um modelo que pode ajudá-lo. Clique aqui para ver o modelo.
Além disso, há softwares especializados, inclusive para clínicas e consultórios médicos, e também ferramentas que são integradas a contas correntes, que podem facilitar esse registro.
Nessa escolha, o mais importante é que a clínica se adeque ao modelo escolhido. “Uma boa ferramenta integra o cotidiano do consultório. Ela deve ser fácil de preencher e acompanhar”, defende Pascalicchio.
3) Insira a prática dos registros na rotina
O segredo de um bom fluxo de caixa está na disciplina dos profissionais em registrar todos os valores que entram e saem da clínica, explicam os especialistas.
“Como despesas, deve-se contabilizar todos os gastos fixos que terá em cada dia do próximo mês (aluguel, pagamento de salários e encargos sociais dos funcionários, contas de luz, água, gastos com manutenção, honorário de contador, retiradas de pró-labore…). É preciso também considerar os gastos variáveis (impostos, comissões pagas, materiais gastos com o atendimento de cada cliente, etc.) e os recebimentos do período”, explica González.
Para orientá-lo, o Sebrae conta com um passo a passo de como implementar ou otimizar o uso do fluxo de caixa na sua empresa. Clique aqui para conferir.
4) Não subestime pequenos gastos
Um erro muito comum apontado pelos profissionais é o de subestimar os pequenos gastos. Pascalicchio explica que ser realista com os números é primordial para o sucesso financeiro. “Para que o fluxo de caixa cumpra sua função, é necessário que a clínica reconheça todas as despesas. Muitas vezes acredita-se que uma despesa pequena não precise de registro. No conjunto, entretanto, esses gastos podem se tornar significativos”, explica.
5) Estabeleça períodos de análise
A primeira função do fluxo de caixa é mostrar o saldo diário do caixa. Registrando todas as entradas e saídas, uma empresa conseguirá saber exatamente com quanto dinheiro começou e fechou o dia. Esse é o famoso “fechar o caixa” – procedimento que deve fazer parte do dia a dia de toda clínica ou consultório médico.
Não se deve, entretanto, enxergar o fluxo de caixa apenas como uma ferramenta de controle diária. Determinar períodos de análise é fundamental para visualizar a situação financeira da clínica, explica Pascalicchio. O especialista indica que as projeções diárias (aquelas que indicam as entradas e saídas por dia) sejam feitas para um prazo de 30 dias. Depois disso, é possível trabalhar com projeções mensais.
6) Divida as movimentações em categorias
Para aumentar o seu controle financeiro, é interessante dividir as entradas e saídas em categorias. Assim, será possível ter uma noção mais detalhada sobre os seus principais consumidores e fornecedores de receita. A definição de categorias vai depender da realidade e necessidades de cada local, mas é importante dar prioridade à facilidade e eficiência na leitura na hora de agrupar as movimentações.
7) Conheça as suas finanças
O fluxo de caixa, portanto, fornece informações essenciais sobre a realidade e perspectivas de uma clínica ou consultório. Com as ferramentas necessárias e disciplina é possível ao próprio médico fazer uma gestão eficiente. Mas, mesmo que essa função seja delegada a um terceiro, é fundamental que o profissional tenha conhecimento sobre as finanças do local, para entender para onde está caminhando e poder planejar o futuro.
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